Como Gerir o Tempo Eficientemente- Parte 4!

Nunca estivemos numa época tão propícia para alcançarmos os nossos objetivos como agora. Presentemente, o ser humano tem um vasto leque de opções e pode selecionar dentro de todas as opções, as que melhor satisfazem as suas necessidades e lhe permitem alcançar com mais eficácia os seus objetivos. Contudo, levantou-se um grande problema nos dias de hoje, a generalidade das pessoas queixam-se da falta de tempo, queixam-se que têm demasiado para fazer e muito pouco tempo para o fazer. À medida que tentamos completar antigas tarefas, novas tarefas aparecem e responsabilidades começam a acumular-se. Por causa disto, nunca vamos ser capazes de fazer todas as coisas que temos para fazer. Vamos estar sempre atrasados em algumas tarefas (senão na grande maioria). Por este motivo torna-se absolutamente crítico a capacidade de selecionar qual a tarefa mais importante a cada momento e dedicarmo-nos a cumprir essa tarefa rapidamente e bem. Assim, a gestão do tempo torna-se uma das ferramentas mais poderosas dos dias de hoje.

O método ABCDE

“A primeira lei do sucesso é concentração- concentra todas as tuas energias num ponto e dirigi-te para esse ponto, sem olhar nem para a direita nem para a esquerda” - William Mathews. O método ABCDE permite definir com exatidão quais são as nossas tarefas prioritárias, de forma a que possamos hierarquizar as nossas tarefas e concentrarmo-nos nas tarefas mais importantes e que acrescentarão mais valor às nossas vidas. Aprendi este método num dos livros que mais me ensinou em termos de planeamento e gestão do meu tempo pessoal, Eat That Frog de Brian Tracy.

O poder deste método reside na sua simplicidade e na sua extrema eficácia. Primeiramente devemos criar uma lista de todas as tarefas que temos para realizar no nosso próximo dia de trabalho. Seguidamente vamos criar 5 colunas (A, B, C, D e E) e vamos colocar cada um dos itens da lista numa destas colunas. Na coluna A, vamos colocar as tarefas que se não forem feitas vão nos trazer consequências bastantes graves, são as tarefas “must do”, como por exemplo, visitar um cliente importante, acabar o relatório que tem que ser entregue ao teu superior etc. Se tiveres mais do que uma tarefa na coluna A, deves dividi-las em tarefas A1, A2, A3 etc. sendo a tarefa A1 a tarefa mais importante. Na coluna B, iremos colocar as tarefas que devemos fazer, se não realizarmos estas tarefas alguém pode ficar desagradado. Contudo, se estas tarefas não forem realizadas vão ter consequências ligeiras, consequências não tão graves como as das tarefas A, exemplos de tarefas B podem ser responder a uma chamada/mensagem importante, ler e-mails etc. A regra é que nunca devemos realizar uma tarefa B se temos uma tarefa A por realizar na nossa lista. Na coluna C, devemos colocar as tarefas que seria bom realizarmos, mas cujas consequências são pouco importantes ou até inexistentes, exemplos de tarefas C podem ser telefonar a um amigo, tomar um café ou almoçar com um colega de trabalho etc. qualquer atividade que não tenha influência na tua vida enquanto trabalhador. Na coluna D, vamos colocar todas as tarefas que podem ser delegadas a alguém. Devemos sempre delegar o máximo de tarefas possíveis de forma a termos mais tempo para realizarmos as nossas tarefas A. Na coluna E, vamos colocar tarefas que podemos eliminar e que não farão diferença ao serem eliminadas, podem ser tarefas que em tempos foram importantes, mas que deixaram de ser relevantes, geralmente é algo que continuas a fazer por hábito ou que gostas de fazer. O segredo para fazer o método ABCDE funcionar é ter a auto-disciplina de cumprimos com a hierarquia das tarefas e começarmos sempre por cumprir as tarefas A1, já que estas são as tarefas mais importantes e que mais benefícios nos irão trazer no longo prazo.

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